El hueco de las 3 de la tarde

Son las 3:10 de la tarde y tu calendario tiene un bloque libre de dos horas. Lo miras como quien encuentra un asiento vacío en el metro y escribes: “Plan estratégico del trimestre”. Quince minutos después llevas tres párrafos, borraste dos y contestaste un correo “por si acaso”.

Algo así como estacionar por orden de llegada: la plaza está libre, así que ahí va el camión, aunque sea la de la moto.

La cuestión es que un hueco en la agenda solo te cuenta que nadie te pidió ese rato. De lo que tu cabeza puede hacer en él no dice nada. Este artículo va de dejar de llenar huecos y empezar a colocar cada tarea donde rinde.

Dejar de exprimir las horas

El título de esta idea lo puso Tony Schwartz, junto con Catherine McCarthy, en un artículo de la Harvard Business Review de octubre de 2007: “Manage Your Energy, Not Your Time”. Su punto de partida, según el resumen público, es que la respuesta habitual a más exigencias es trabajar más horas, y que eso termina en agotamiento.

Dicho de otra manera: el tiempo tiene un techo, y la energía con la que lo usas es la que cambia. Solo pude leer el resumen y el primer párrafo, así que no te voy a contar su método. Lo que sí quería rescatar es la pregunta, que la agenda casi nunca hace: ¿en qué estado estoy a esta hora?

Un día con pico, valle y recuperación

Daniel Pink resume en su libro When la investigación sobre el momento del día en tres fases. En una entrevista en Scientific American explica que para la mayoría el pico llega por la mañana, el valle en la primera mitad de la tarde y la recuperación hacia la tarde-noche. Los búhos, el cronotipo vespertino (según él, alrededor de una de cada cinco personas), recorren el orden al revés.

Para darle peso al valle, cita un análisis de unas 90.000 cirugías en Duke: los errores de anestesia eran cerca de tres veces más probables a las 3 de la tarde que a las 8 de la mañana. A las 3 de la tarde, justo donde habías puesto el plan estratégico (completamente razonable).

Curva ilustrativa para alguien con pico de mañana. No son datos medidos: es la forma que describe Pink, dibujada por mí. Fuente: entrevista en Scientific American.

Tres tipos de tarea, tres horas distintas

Pink separa dos clases de trabajo: las analíticas, que piden atención sostenida y vigilancia, y las de insight, donde conviene que se cuelen ideas que no buscabas. Entre una y otra queda lo administrativo, que no pide ninguna de las dos.

Los ejemplos de analítica y de insight salen de la entrevista a Pink; los de administrativa son míos. Que el insight rinda mejor al final del día es su explicación, no algo que yo haya comprobado.

El mismo martes, con dos agendas

Mismas tareas, mismas reuniones. Las reuniones que no controlas se quedan donde están; lo que cambia es dónde van las tres cosas que sí decides.

Ejemplo ilustrativo, de 8 a 20 horas, para alguien con pico de mañana. El contorno rojo marca el plan estratégico puesto en el valle.

Con la segunda agenda no trabajas ni una hora más. El plan estratégico se escribe con la cabeza fresca, los correos se contestan cuando ya nada más cabe y el nombre del proyecto llega en el rato en que la mente se suelta sola. El margen del final no es un lujo: ahí caen las cosas que se desbordaron.

Un hueco en el calendario te dice que nadie te pidió ese rato. Qué cabe en él es otra pregunta.

Tu curva puede no ser la de Pink

Si eres de los que despiertan a las 11 de la noche con ideas, el orden de arriba te va a salir al revés, como a los búhos que describe Pink. Las horas de la ilustración son una forma, no una receta, así que antes de reorganizar nada conviene saber cómo es la tuya.

Esto es lo que yo haría, y lo planteo como un método propuesto, no probado:

1. Elige una escala de 1 a 5 para una sola pregunta: ¿qué tan bien estoy pensando ahora?
2. Anótala cada dos horas durante siete días laborables, con lo que estabas haciendo. Con una línea basta, en menos de un minuto.
3. Al quinto día, busca lo que se repite: las horas donde casi siempre pones 4 o 5 y aquellas donde casi siempre pones 1 o 2.
4. Dibuja tu curva en una hoja, con barras como las de arriba. No hace falta que quede bonita.
5. Mueve una tarea de cada tipo a la hora que le toca durante la semana siguiente y compara cómo salió con lo que sueles tardar.

No pidas más precisión de la que tienes. Cinco notas repetidas en la misma franja ya cuentan una historia, y una sola nota aislada no cuenta nada.

La salvedad

El artículo de Schwartz y McCarthy está tras muro de pago: leí el resumen y el primer párrafo, no el texto completo, así que no atribuyo a sus autores ningún método, cifra o resultado. Del libro de Pink conozco lo que cuenta en la entrevista a Scientific American, que es divulgación y no el estudio original. El 20 % de varianza que menciona allí aparece sin autor ni revista, así que no lo uso como cifra mía.

Dejé fuera el ritmo de 90 minutos que aparece en muchos resúmenes sobre energía porque no pude confirmar la evidencia. Tampoco pude leer la revisión de May, Hasher y Healey sobre el efecto de sincronía (PubMed, 2023), que estudia cómo rinde la gente según su cronotipo; cuando la lea, este artículo se ajusta.

La curva, las agendas y el registro de siete días son ejemplos y criterio míos. Hay trabajos que no se pueden mover de hora, y el valle de la tarde tampoco aplica igual a todo el mundo.