En corto (TL;DR): Una tarea que no tiene un primer paso físico que puedas hacer mañana no es una tarea, es un deseo. Pasa cada línea de tu lista por tres preguntas: si empieza con un verbo que se puede ver, si cabe en 15 minutos y si sabes dónde y con qué la harías. La que falle, se reescribe como la siguiente acción o se manda a una lista aparte de proyectos. Abajo van la tabla de traducción con cinco ejemplos, lo que dice la investigación sobre planes concretos y un ejercicio de 10 minutos con tu propia lista.
Es lunes, 9:05. Abres tu lista y la primera línea dice “Lanzar la web”. La segunda, “Ordenar el drive”. La tercera, “Pensar la estrategia del trimestre”. Las miras con la seriedad de quien lee un menú en un idioma que no habla, y terminas contestando correos, que al menos se entienden.
Es como escribir la carta de Navidad: lo importante es que lo pediste, y nadie dijo quién lo compra ni cuándo. La lista se ve ordenada, pero lo que contiene son resultados que quieres, no cosas que puedas hacer hoy.
La cuestión es que la lista no está fallando por falta de disciplina, sino por lo que le pedimos que contenga. Este artículo es un filtro para separar los deseos de las tareas.
Una tarea tiene verbo, un deseo tiene sustantivo
David Allen, en Getting Things Done, llama “siguiente acción” a la próxima actividad física y visible que hace falta para mover una situación hacia su cierre. Lo de visible importa: alguien, incluido tú mismo, podría comprobar que ocurrió.
Su otra pieza es el proyecto: cualquier resultado que necesita más de una acción. Un proyecto no se puede hacer, solo se pueden hacer sus acciones. Y ahí está el problema con tantas listas: mezclan proyectos con acciones y los tratan a todos como tareas.
Se pueden hacer
- escribir
- llamar
- abrir
- enviar
- listar
- mover
Se pueden desear
- pensar
- mejorar
- organizar
- avanzar
- lanzar
- definir
Orientación mía, no una lista de Allen. Un verbo vago no siempre delata un deseo, pero casi siempre esconde un paso sin nombrar.
La traducción: cinco deseos y su primer paso
Estos ejemplos son ilustrativos, pero seguro reconoces alguno. A la izquierda, lo que se suele escribir; en el medio, lo que es en realidad; a la derecha, algo que podrías empezar en los próximos 15 minutos.
Ejemplos ilustrativos. El tamaño de 15 minutos es criterio propio, no una regla de Allen.
Fíjate en lo que cambia a la derecha: ninguna de esas acciones termina el proyecto. Lo que hacen es quitarle lo abstracto. Después de abrir el documento, “lanzar la web” sigue sin estar lista, pero ya dejó de ser un deseo.
Por qué pesa tanto una lista de deseos
Hay una línea de investigación que apunta en esta dirección. E. J. Masicampo y Roy Baumeister, en un estudio de 2011, encontraron que las metas sin cumplir interfieren con la atención en otras tareas, y que hacer un plan específico para ellas reducía esa interferencia aunque la meta siguiera sin cumplirse. En uno de los experimentos, los estudiantes que planearon cuándo y dónde iban a estudiar rindieron mejor en una tarea posterior que los que no planearon nada.
A lo que voy con el punto es: tu lista de deseos no solo no avanza, sino que podría estar costándote atención cada vez que la abres. Esta última parte es mi lectura, una hipótesis, no un resultado demostrado en listas de pendientes.
La prueba de tres preguntas
Para decidir si una línea es tarea o deseo, hazle estas preguntas, en este orden:
- ¿Empieza con un verbo que se pueda ver? “Escribir”, “llamar” y “abrir” sí. “Mejorar” y “organizar” no.
- ¿Cabe en 15 minutos? Si no, es un proyecto disfrazado y necesita un primer paso más pequeño.
- ¿Sabes dónde y con qué la harías? En qué documento, con quién, en qué herramienta. Si tienes que averiguarlo, el primer paso real es averiguarlo.
Si no sabes qué harían tus manos mañana a las 9, lo que tienes es un deseo con buena letra.
Una fórmula para reescribir
Para reescribir una línea que falló, esta estructura me sirve de punto de partida:
Con esa línea ya sabes por dónde entrar, y eso es todo lo que se le pide a una tarea.
Ejercicio de 10 minutos
- Copia tu lista a un documento nuevo, tal como está, sin ordenarla.
- Pasa cada línea por las tres preguntas y marca con un círculo las que fallen. No te sorprendas si son más de la mitad.
- Reescribe solo las tres que más pesan con la fórmula de arriba. Resiste la tentación de hacerlas todas hoy.
- Manda el resto a una lista aparte llamada “Proyectos”. Ahí pueden vivir como deseos, con nombre propio y sin pretender ser tareas.
- Mañana a primera hora, haz la primera. Solo la primera. Luego mira cómo se siente tu lista.
La salvedad
El concepto es de Allen y yo no he leído el libro completo: lo trabajo a partir de resúmenes y de lo que otras personas han escrito sobre él. Por eso no cito frases textuales.
Los 15 minutos y la lista de verbos son criterios míos y no los he probado en tu forma de trabajar. Hay líneas que no necesitan nada de esto: “pagar la factura” ya es una acción y está bien como está.
Sobre el estudio de Masicampo y Baumeister, solo pude leer el resumen y reseñas, y es un experimento de laboratorio con estudiantes. Extenderlo a una lista de pendientes en una oficina es una inferencia, y la literatura sobre este tipo de efectos admite matices.
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Suscribirme al NewsletterFuentes y créditos
- David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (libro original, no leído completo). Para la definición de “siguiente acción” y de proyecto, me apoyo en The Personal MBA y en Manager Tools, ambos en inglés y resúmenes de terceros, sin autor verificado.
- E. J. Masicampo y Roy F. Baumeister, “Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals”, Journal of Personality and Social Psychology (2011), en inglés. No accedí al texto completo: los datos del experimento con estudiantes salen del resumen reproducido por Examine, una fuente secundaria.
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