Mi desorden ya tiene domicilio fijo

Lectura de 6 min · Inteligencia Artificial

Soy una persona a la que el orden le da paz mental. Trabajo mejor, y con más claridad, cuando sé qué está dónde y cómo (sí, es un rasgo de personalidad y no pienso disculparme).

La estructura también me sirve para ver mejor cómo llevar un proyecto adelante y evitar que se me olviden las cosas que no se pueden olvidar, como cotizaciones, firmas de contratos o el histórico de las sesiones con clientes.

La cuestión es que entender el orden nunca fue el problema. Lo tedioso es repetirlo con cada archivo nuevo que llega. Así lo cuenta Jeff Su en su guía:

Cada día se me llena la carpeta de entrada con archivos que quiero conservar (informes, hojas de cálculo, capturas, recibos), y en vez de ordenarlos yo, mi IA lee cada uno, le pone un nombre descriptivo y lo mueve a la carpeta correcta, todos los días, sin falta. Jeff Su, AI File Management Guide · traducción mía

La idea de Jeff en simples pasos

Si prefieres verlo antes de leerlo, este es su video (en inglés). Si no, sigue abajo, que te lo resumo.

Video de Jeff Su, en inglés · verlo en YouTube

El truco es un reglamento que le escribes una sola vez a tu IA. Según la guía, toma 15 minutos y necesita tres piezas.

Es como dejarle una nota a quien te cuida la casa: los platos van aquí, las llaves allá y, si dudas, pregunta. La diferencia es que esta nota aprende. Cada duda que resuelves queda escrita y no te la vuelven a hacer.

Así se ve el ciclo de cada día:

1. Entra un archivo a la bandeja de entrada
2. La IA lo lee y propone nombre y destino
3. Pregunta lo que no puede saber
4. Archiva
5. Guarda lo aprendido en el reglamento y la próxima vez no pregunta

La guía promete que, pasadas dos semanas, el sistema acierta un 95 % con poca ayuda tuya. Es su cifra, no la mía: yo no llevo esa cuenta.

Lo que tomé tal cual

Me quedé con el esqueleto: el Área como punto de partida, las tres cajas (Recursos, Proyectos y Archivo), una bandeja de entrada donde aterrizan los archivos sin procesar y un reglamento escrito que la IA lee antes de mover nada.

Lo que cambié

Adapté el marco exclusivamente a mi manera de trabajar, y los cambios se notan sobre todo en cómo se llaman las cosas.

Ejemplos con nombres genéricos.

Además, le puse tres reglas a mi IA:

• Un solo original. No sobrescribe, fusiona ni borra nada en un paso rutinario. Y un nombre repetido o un “(1)” al final no prueba que haya un duplicado: primero pregunta.
• Propone antes de mover. Me presenta una tabla con tres columnas (nombre original, nombre propuesto y ubicación propuesta) y espera mi aprobación.
• Lo dudoso queda pendiente. Si no sabe dónde va algo, lo marca como “pendiente de aclaración” y me hace todas las preguntas juntas.

Mi regla favorita es la más corta: prohibido el final-final. Todos hemos sido esa persona.

Lo que no cambia es que uso el mismo sistema para todos mis clientes y para cada “estación de trabajo” de mi vida personal. Funciona igual en todas.

Cómo se ve por dentro

Así se vería un espacio de trabajo con este esquema. Los nombres son genéricos y de ejemplo, pero la lógica es la que uso.

Espacio de trabajo
├─ 00 Recursos            reglamento y referencias compartidas
├─ Cliente A
│  ├─ 00 Recursos Cliente A
│  ├─ 01 Manual de protocolos 2026 Cliente A
│  ├─ 02 Rediseño de servicio 2026 Cliente A
│  └─ 99 Archivo Cliente A
└─ Marca personal
   ├─ 00 Recursos Marca personal
   └─ 99 Archivo Marca personal

Nombres de ejemplo, no reales.

Cómo empezar con el tuyo

La guía lo arma en cuatro pasos e incluye un kit de inicio con el reglamento y los prompts (el enlace está al final). Mi versión resumida:

1. Crea una carpeta raíz. Con una bandeja de entrada, una carpeta de referencia y una carpeta por Área. La del ejemplo de la guía tiene seis subcarpetas: 00 Inbox, 01 Reference, Personal Finances, Business Finances, Health y Travel.
2. Escribe el reglamento. Marco, nombres y flujo, guardado en la carpeta de referencia. Parte del de la guía y cambia lo que no te sirva.
3. Dale acceso a tu app de escritorio a esa carpeta.
4. Pídele que empiece. Este es el prompt original y su versión en español:
   OriginalRead my rulebook in the 01 Reference folder and help me organize the files in the inbox folder.
   En españolLee mi reglamento en la carpeta de referencia y ayúdame a organizar los archivos de la bandeja de entrada.

La guía recomienda probar primero con archivos de muestra, hasta que la IA acierte con los nombres y los destinos.

Siendo totalmente transparente, lo que más me gusta de todo esto es saber que, si mañana necesito una cotización o un contrato firmado, sé exactamente en qué carpeta vive.